С приходом весны желание работать падает, а список рабочих задач растет обратно пропорционально. Если описанная ситуация про вас, то эта статья будет вам полезна. Мы изучили тему биоритмов человека и испробовали на себе различные методики повышения личной продуктивности.

 

Биоритмы человека – своего рода расписание процессов в организме. Кровеносная, пищеварительная и любая другая система функционирует наиболее активно в одно время и расслабляется – в другое. Если знать свой биоритм, то можно составить план на день так, что вам будет просто заниматься умственным и физическим трудом.

Утро

Считается, что пиковая физическая и интеллектуальная активность человека выпадает на утренние часы. Самый пик – с 9 до 11. В это время нам легче всего справляться со сложной логической и творческой работой. Чтобы использовать свой потенциал по максимуму, специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют применять следующие техники:

1. Техника “1-3-5”

Она заключается в составлении списка задач определенным образом: запишите одну главную задачу, три средних по объему и важности и пять мелких, которые можно будет отложить на завтра, если не хватит времени. Выполнять их нужно именно в такой последовательности. Если же ваш график меняется неожиданно, то можно оставить несколько средних и мелких пунктов незаполненными и при необходимости включать туда новые задачи.

Также вы можете написать только 3 приоритетные задачи и сконцентрировать все внимание на их выполнении в течение дня. Такая техника тоже популярна, поэтому можете попробовать обе и выбрать наиболее удобную для вас. Но самое важное, что стоит взять за привычку: всегда составляйте список дел на день, на неделю и даже месяц. Брайан Трейси в книге “Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!” говорит, что всегда нужно действовать по перечню. Во-первых, так вы видите свое продвижение и ощущаете успех от завершения дел. Во-вторых, это мотивирует вас действовать дальше. Ежедневно просматривая список задач, вы не сможете их “игнорировать” и будете стараться довести дело до конца.

При составлении таких списков важно обозначать четкие временные рамки, потому что наличие дедлайна ускоряет рабочий процесс и активизирует работу. Наверняка замечали, что дело, которое вы могли бы сделать за день, иногда растягивается на недели, потому что не ограничено время выполнения.

2. "Помидорная" техника

Помидорную технику изобрел Франческо Чирилло. Когда он был студентом, Франческо пытался проконтролировать время, которое уделяет учебе. Для этого он включал таймер в виде помидора на 25 минут и начинал готовиться к экзаменам. Отсюда и название метода. А суть его в следующем:

1. Вы составляете список задач на день и выбираете из него наиболее приоритетные.

2. Затем запускаете таймер на 25 минут и начинаете работать. Самое важное в этой технике не отвлекаться ни на что, пока не услышите сигнал таймера. Каждый 25-минутный рабочий период называется «помидор».

3. После этого сделайте пятиминутный перерыв и снова включите таймер на 25 минут.

4. После четырёх «помидоров» делайте более длительный перерыв в 15–20 минут.

5. Закончив выполнять задачу, вычеркните её из списка и беритесь за следующую. Если ваша задача занимает более пяти «помидоров», её можно разделить на несколько частей. А если вы справились с задачей раньше, чем прошло 25 минут, то тут же начинайте выполнять другую.

Эту технику можно выполнять как с обычным таймером, так и с помощью специальных мобильных приложений. Мы пользовались Fanche Do, которое позволяет выбрать время старта, изменять продолжительность “помидоров” и перерывов. К тому же, здесь есть характерный “тикающий” звук таймера. Некоторые говорят, что работать удобнее без фоновых звуков, другим, наоборот, нравится тиканье часов. На наш взгляд, со звуком работать все же лучше. Это подталкивает работать быстрее, не отвлекаться на посторонние вещи, ведь вот-вот раздастся звонок. А еще это помогает осознать, как быстро проходит полчаса.

Вывод: “помидорная” техника действительно работает и помогает сконцентрироваться на выполнении задач. А также вы можете посчитать, сколько помидоров у вас уходит за день, и сколько потребовалось на то или иное задание - можно проанализировать свою продуктивность.

3. Съешьте на завтрак лягушку

В жизни и в работе мы сталкиваемся с делами, которых “боимся”: все время откладываем из-за сложности, психологического нежелания делать и т.д. В таких случаях, советуют применять технику “съесть лягушку”. Буквально это значит сделать что-то неприятное. Про нее подробно написал уже упомянутый Брайан Трейси. Этот метод заключается в том, чтобы самую неприятную задачу выполнить с утра, не откладывая её на потом. “Съедайте” лягушку сразу, как только столкнулись с ней. Так вы сможете быстрее расправиться со сложной работой и уже не будете мучаться весь день мыслями о том,что нужно сделать неприятный звонок или подготовить отчет. К тому же, “съев лягушку”, вы будете выполнять остальные дела с легкостью и воодушевлением, ведь самое сложное – позади.

В связке с этим методом идут техники “поедания слона” и “швейцарского сыра”. “Съесть слона” означает раздробить большую задачу, которую невозможно выполнить за раз, на несколько маленьких частей. Каждый день нужно съедать по несколько кусков. Также можно поставить себе планку - не меньше 5 частей в день. К примеру, для написания этой статьи нужно было съесть несколько частей: найти информацию про биоритмы, изучить известные техники повышения эффективности работы, протестировать их лично, сделать выводы и изложить их в тексте. По отдельности это не кажется сложным и объемным. Так можно поступать с любой задачей:заключить договор с клиентом, изучить новый язык, подготовить путешествие на лето - разделяйте их на мелкие операции.

А техника “швейцарского сыра” предполагает выгрызание кусочков с разных сторон. Она подходит, когда перед вами масштабная разноплановая задача, для выполнения которой нет определенной последовательности: надо лишь понемногу съедать с каждой стороны. То есть делайте каждый день то, что приблизит вас к цели.

4. Майнд-мэппинг

Майнд-мэппинг или ментальные карты — это популярная техника визуализации мышления. Ее применяют для создания новых идей, записи мыслей, анализа и упорядочивания информации. Последователи этой техники уверяют, что она повышает продуктивность в несколько раз. Как использовать:

1. Вы выбираете тему, которую нужно развить. К примеру, вам нужно придумать, как обновить интерьер в доме. Вы помещаете в центре листа свою цель в виде слова/словосочетании/рисунка и фокусируете на ней внимание. В нашем примере будет надпись “ремонт дома”.

2. Далее, от центральной части вы начинаете рисовать ответвления и на них помещаете ключевые слова, которые связаны с главной идеей: “стены”, “диван”, “шторы”. Важно на каждом отростке писать по одному яркому, ассоциативному слову, избегая словосочетаний и тем более предложений.

3. Длина такой ветки или линии должна соответствовать длине слова.

4. Толщину линий и размер букв варьируйте в зависимости от важности слова, силы его ассоциации.

5. Используйте в ментальной карте разные цвета, добавляйте рисунки.

Эта техника дает возможность безгранично фантазировать, не забывая о самой важной теме, о задумке, с которой вы начинали. Психологи говорят, что такое расположение надписей позволяет человеку быстрее ориентироваться в информации, потому что суть находится в самом центре. Также майнд-меппинг помогает запоминать написанное, создавать новые идеи и заниматься креативом.

Мы тоже попробовали эту технику и можем подтвердить, что она на самом деле помогает мыслить. Отталкивание от центральной композиции позволяет думать в разных направлениях, а идеи появляются легко, как продолжение одной ветки в другую. Ментальные карты можно создавать с помощью разных сервисов. Самый популярный Xmind, но лучше выполнять по старинке на листе бумаги формата А4 или А3. Подробнее об этой методике можете прочитать в заметках Виталия Колесника. Но, чтобы увидеть результат, нужно практиковать этот метод каждый день .

5. Закон Парето или принцип 20/80

Мы уже перечислили техники, которые помогут вам выполнить самые сложные задачи и рассказали, что их нужно выполнять именно с утра. А все из-за принципа 20/80, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20%. Этот принцип применим в любой ситуации. К примеру, с 20% друзей вы общаетесь 80% своего времени, 20% гардероба вы носите практически постоянно, а остальное лежит на дальней полке. Также и с тайм-менеджментом: за 20% времени вы скорее всего выполните 80% своих задач. Поэтому так важно взяться за объемные и важные дела в первой половине дня, ведь, использовав свой утренний пик работоспособности, вы сможете разгрузить оставшуюся часть дня.

Поклонники этого принципа советуют в конце дня сопоставить затраты времени и средств, которые потребовались для выполнения задач, с выгодой, которую они принесли. Таким образом, вы узнаете, что именно дало вам те самые 80% успеха и в каком направлении дальше развиваться.

Обед

С 11 до 15 часов у человека снижается физическая и умственная активность. В это время лучше всего разобраться с мелкими задачами и пойти на обед, потому что кишечник начинает активно работать, и еда усваивается быстрее. Кстати, отсюда еще один лайфхак - если до обеда еще есть время, а работать уже не хочется, поощрите себя чем-нибудь вкусным. Даже если вы тщательно следите за фигурой, съеденная до полудня шоколадка не принесет вам никакого вреда. И вообще, не забывайте отдыхать и делать небольшие перерывы во время работы. Уйдя в нее с головой, в конечном счете вы потеряете концентрацию и работоспособность, а это только затормозит вас.

«Если не работается»

Вы поели, и кровь из головы устремляется в желудок. Вас клонит в сон и работать не хочется совсем. В этом случае:

1. Позанимайтесь 10 минут физическим монотонным трудом. К примеру, заварите кофе, уберитесь на рабочем столе, прогуляйтесь. Так вы сможете перезагрузить свой мозг и даже поймаете вдохновение, потому что ваше сознание будет пытаться уйти от серости однообразной работы.

2. Побороть лень поможет и японская техника «Кайдзэн», ее также называют «Принцип 1 минуты». Она заключается в том, что вы занимаетесь нужным вам делом, до которого все никак не дойдут руки, ровно 1 минуту – и не больше! Такие минизанятия должны проходить ежедневно, ровно в одно и то же время, но по 1 минуте. Кажется смешным, но это помогает. Начиная читать книгу, которую вы откладывали, физическими упражнениями или другой работой, вы втянетесь и постепенно добровольно начнете увеличивать время этих занятий. К тому же, даже самый ленивый человек не устанет от 1 минуты нагрузки.

3. Еще один совет по борьбе с прокрастинацией: приступайте к выполнению задач в течение двух минут. Когда столкнулись с работой, начните хоть что-нибудь делать за первые 2 минуты. По сути, в этом правиле не говорится о том, чтобы закончить начатое дело. Но на себе проверено, что самое сложное – именно начать, а дальше дело идет по инерции, а желание достичь результата все возрастает.

4. Обратитесь к технике “поедания лягушки”, описанной выше. Главное – начать.

Вечер

С 16 до 18 часов у человека активизируется оперативная память, интеллект повышается, и можно снова браться за сложные дела. В это время для работы подойдут утренние техники, к примеру, “помидорная”. Также это время подходит для выполнения физических упражнений. Поэтому, если вы почувствовали, что под конец дня уже остались без сил и желания работать дальше, сделайте простые упражнения: встаньте из-за компьютера, разомните шею и плечи, сделайте дыхательные упражнения. Вы почувствуете, что стало легче, и даже появилась энергия.

Окончание рабочего дня полезно будет посвятить планированию дел на завтра и составлению списка задач. Уже упомянутый Брайан Трейси написал так: «Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы». Поэтому возвращаемся к тому, с чего начинали - планированию дня.

Поздний вечер, ночь

После шести вечера лучше не нагружайте себя интеллектуально. Дайте организму расслабиться перед новым днем и восполнить запасы энергии. Займитесь физическими нагрузками: прогулка, фитнес-занятия или активный отдых идеально для этого подойдут. После 21.00 ваше тело начинает готовиться ко сну, вы успокаиваетесь. Хорошее время для легкого чтения или общения с близкими.

Общие советы

Эти советы подойдут в любое время дня и помогут вам повысить свою эффективность:

1. Не забывайте отдыхать на работе! Как это ни странно, чтобы хорошо работать, надо уметь отдыхать. Но отдых – это не блуждание по интернету или пролистывание инстаграма. Это смена деятельности. Умственные нагрузки смените на физические и хотя бы прогуляйтесь до соседнего кабинета, а лучше всего - подышите свежим воздухом.

2. Живите по графику. Это включает в себя не только одно и тоже время подъема и засыпания, но и разграничение рабочего времени и личного пространства. Ставьте четкие рамки того, что вы должны сделать и к какому времени закончить.

3. Вознаграждайте себя. После завершения задачи порадуйте себя чем-нибудь приятным: разговором с друзьями по телефону, чашкой кофе или чтением любимой книги. Поощрение всегда мотивирует работать больше и заряжает силами.

4. Прислушивайтесь к себе. Ваш биоритм может отличаться от общепринятого. Поэтому постарайтесь понять, какое у вас расписание организма, и подстраивайтесь под него.